営業の追いかけメールの書き方！商談後フォロー方法やタイミングも紹介

 

近年、ビジネスにおいては、顧客との関係構築が非常に重要視されるようになってきています。その中でも、営業担当者にとっては、商談を円滑に進め、顧客との信頼関係を築くことが求められています。しかし、商談後に進展がなく、悩んでいる営業担当者も少なくありません。このような場合、追いかけメールを活用することで、商談の進展を促し、受注確度を上げることができます。本記事では、追いかけメールの活用方法や注意点などを紹介します。

なぜこのような悩みが出てくるか？

追いかけメールを送るかどうかに悩む理由は、おそらく以下のようなことが考えられます。

１、相手に迷惑をかけるのではないかと思う

相手が忙しい場合、または返信に時間を要する場合、自分から追いかけることで相手に迷惑をかけるかもしれないと思うことがあります。

２、自分のイメージが悪くなるのではないかと思う

追いかけメールを送ることで、自分が焦っている、しつこいという印象を相手に与えるかもしれないと考えることがあります。

３、何を書けばよいか分からない

追いかけメールを書くのが苦手で、何を書けばいいか分からないと感じることがあります。

４、返信がない場合、諦めたほうが良いのか迷う

返信がない場合、もう一度メールを送るべきか、それとも諦めるべきか迷うことがあります。

このような理由から、追いかけメールを送るかどうかに悩むことがあります。しかし、追いかけメールは商談の成立や顧客との良好な関係を築く上で重要な役割を果たすことがあります。追いかけメールを送ることで、相手の返信を促し、商談を進めることができます。ただし、送り方やタイミングなどには注意が必要です。

営業追いかけ（後追い）メールの書き方

営業追いかけ（後追い）メールは、商談後のフォローアップや進捗報告などで活用されることがあります。以下は、営業追いかけメールの書き方のポイントです。

件名を工夫する

追いかけメールは、相手が開封することが目的です。そのため、件名を工夫することが重要です。例えば、商談内容の要約や、次回の商談日程を記載すると開封率が高くなる可能性があります。

相手への感謝の意を示す

メールの冒頭で、商談にご協力いただいたことに対して感謝の意を示しましょう。相手が忙しい中で商談に臨んでくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることで、相手との信頼関係を構築できます。

商談内容の確認と補足説明

商談内容を簡潔にまとめ、確認することで、相手が抱える不安や疑問を解消することができます。また、商談で説明しきれなかった部分についても補足説明を加え、相手にわかりやすく伝えましょう。

次回の商談日程の提案

商談が成立しなかった場合でも、次回の商談に向けての提案をすることが重要です。商談が成立した場合は、次回の商談の日程を決めることが必要です。相手が都合がつかない場合は、調整の余地を残しましょう。

追加情報の提供

商談に関連する情報や資料を提供することで、相手に信頼感を与えることができます。また、相手が不安を抱えている点や、疑問点がある場合は、それに対して的確に回答することで、相手の信頼を高めましょう。

結びの言葉を添える

メールの最後には、相手に対する感謝の気持ちを伝え、丁寧な結びの言葉を添えましょう。商談の成立を目指すだけでなく、相手との信頼関係を築くことが大切です。

商談後の営業追いかけ（後追い）メール

商談後の営業追いかけ（後追い）メールの内容は、以下のような要素を含むことが望ましいです。

感謝の気持ちを伝える

商談に時間を割いてくださり、ありがとうございました。また、会えて嬉しかったです。

商談の結果を確認する

商談の結果について再度確認し、必要であれば詳細を説明する。また、具体的な提案をする。

次のステップを提案する

今後のスケジュールや、次のアクションを提案する。次の商談や打ち合わせの日時や場所を提案するといった具体的な内容が良いでしょう。

問い合わせに対する回答

商談の中でお客様からいただいた質問に回答する。

意思決定のサポートをする

お客様が決断する際に必要な情報を提供し、サポートすることが必要です。

結論

最後に、再度感謝の気持ちを述べ、お客様からの返信を待つ旨を伝える。

これらの要素を総合的に考慮しながら、丁寧で親切なメールを送信することが、商談の成立につながるでしょう。

【例文】

（件名）先日はありがとうございました

（本文）いつもお世話になっております。先日は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。

商談の結果につきまして、弊社の提案にご興味をお持ちいただけた旨、大変うれしく存じます。誠にありがとうございます。

この度、もしよろしければ、お取引のご検討をいただけないかと思い、改めてご連絡差し上げました。もし、何かご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

商談から時間の経過した営業追いかけ（後追い）メール

商談から一定期間が経過した後に、追いかけ（後追い）メールを送る場合には以下のポイントが重要です。

適切なタイミングで送る

商談後にすぐに追いかけメールを送ることは良い印象を与えませんが、一方で時間が経ちすぎると忘れられてしまう可能性があります。適切なタイミングを見極めて送信しましょう。

前回の商談内容を振り返る

前回の商談内容を簡単に振り返ることで、相手にリマインドし、再び自社商品・サービスに興味を持ってもらえる可能性があります。

提供価値を再説明する

前回の商談で伝えた提供価値を再説明することで、自社商品・サービスの魅力を再度アピールすることができます。

次のステップを提案する

商談が進展した場合には、次のステップを提案することが重要です。具体的には、次の商談の日時や場所の調整を行ったり、サンプル商品を提供するといったアクションを提示しましょう。

丁寧で親切な言葉遣いを心がける

追いかけメールは、相手に対して興味を持ってもらうことが目的であり、無理強いは禁物です。丁寧で親切な言葉遣いを心がけ、相手に対するリスペクトを示しましょう。

例えば、以下のような内容の追いかけメールが考えられます。

【例文】

（件名）商談の進捗状況についてのお願い

（本文）先日は、貴重なお時間を割いて商談のご案内をいただき、誠にありがとうございました。

さて、先日の商談以降、少々時期が経過してしまいましたが、この度は商談の進捗状況についてご連絡をいただければと思い、メールを差し上げました。

当社では、お客様により良いご提案をさせていただくために、お客様のニーズを正確に把握し、迅速かつ的確にご対応させていただくことを心掛けております。

商談の進捗状況について、お手数ではございますが、ご一報いただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

失注後の営業追いかけ（後追い）メール

失注後の営業追いかけ（後追い）メールを送る場合は、以下のポイントに注意する必要があります。

内容は謝罪と感謝が中心となるようにする

失注したことについて謝罪し、今後も関係を維持していきたい旨を伝え、過去の取引に対する感謝の気持ちを示しましょう。

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原因を明確化して、今後の改善につなげる

失注の原因を明確にし、今後の改善につなげるためのフィードバックをお願いしましょう。

今後のビジネスチャンスについて言及する

失注した案件があるとしても、今後のビジネスチャンスがある可能性があります。その旨を伝え、今後も関係を維持していく意思を示しましょう。

返信を促すフレーズを入れる

失注後の営業追いかけ（後追い）メールでも、返信を促すフレーズを入れることで、コミュニケーションの再開を促しましょう。

例えば、「お忙しい中、失礼をおかけして恐縮ですが、改めてご検討いただければ幸いです」といったフレーズが挙げられます。

次のステップについてアイデアを提示する

今後のビジネスチャンスに向けて、アイデアを提供することで、顧客との関係性を深めることができます。例えば、別の案件を提案する、イベントに参加するなどのアイデアを提示しましょう。

【例文】

（件名）先日はありがとうございました

（本文）お世話になります、〇〇社の△△です。

先日は当社のご提案にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございました。

残念ながらこの度はご契約いただけなかったようで、大変残念に思っております。

しかし、今後も何かお力になれることがございましたら、お気軽にご連絡ください。

また、当社の製品・サービスについてのお問い合わせがございましたら、いつでもお待ちしております。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

何度も送ってしまうと「購入を催促されている」と感じ成約が難しくなるため、この3つのタイミングを意識して活用すると良いでしょう。

営業マンが提案後にすべき追いかけ（後追い）メールのコツ

営業マンが提案後にすべき追いかけ（後追い）メールのコツについては以下のようなものが挙げられます。

内容のまとめと確認

提案内容を簡潔にまとめて、お客様に理解いただけたか確認することが大切です。また、返信内容で不明点があれば、追加で説明を行うなど、詳細を補足することも必要です。

次のアクションを示す

追いかけメールで次のアクションを示すことで、お客様に期待を持ってもらうことができます。たとえば、提案内容の詳細を送付する、打ち合わせ日程を調整するなど、具体的なアクションを示しましょう。

時間感覚を考慮する

提案後に追いかけメールを送る場合、相手が十分に検討する時間を与えることも大切です。ただし、長期間放置されることを防ぐため、一定の期間が経過したら、メールを送ることが望ましいです。

丁寧な言葉遣いとフォーマット

追いかけメールでは、丁寧な言葉遣いとフォーマットにも気を配りましょう。煩わしい追いかけメールは相手に嫌われてしまうこともあるため、シンプルな内容で伝えるようにしましょう。

フォローアップの設定

追いかけメールで次のアクションを示す場合、具体的な期限や約束を設定することが重要です。また、期限を設定することで、お客様に対する追跡管理がしやすくなります。

これらのポイントに留意しながら、追いかけメールを送信することが大切です。

なぜ営業追いかけ（後追い）メールは重要？

営業追いかけ（後追い）メールは、商談の後に送るフォローアップメールのことであり、営業マンが商談で提案した内容について、再度アピールすることができる貴重な機会です。このメールを送ることで、顧客とのコミュニケーションを維持し、信頼関係を築くことができます。また、商談内容を再確認することで、お互いの認識を正確にすることができ、双方にとって有益な商談を進めることができます。さらに、追いかけ（後追い）メールは、営業マンが顧客に対して真剣に取り組んでいる姿勢を示すことができるため、信頼度を高め、受注確度を高めることができます。したがって、営業追いかけ（後追い）メールは非常に重要な営業ツールであり、積極的に活用することが求められます。

信頼度を高めることは、ビジネスにおいて非常に重要です。信頼されることで、顧客は企業の提供する商品やサービスに対して信頼を持ち、リピート購入や口コミでの拡散などの好影響が期待できます。また、信頼されることで、競合他社との差別化や、企業としてのブランディングが強化されることもあります。信頼度は、顧客との良好な関係性を築く上でも非常に重要な要素であり、顧客満足度向上や長期的なビジネスの成功に不可欠な要素となります。

信頼度を上げるためのメール内容を作成する際には、以下のポイントに注意することが重要です。

パーソナライズされたアプローチ

受取人の名前や会社名を使用し、個別に対応していることを示します。具体的な情報や共通の関心事に基づいたメッセージを送ることで、受取人はあなたの関心や関心を共有する企業とのつながりを感じることができます。

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信頼性のある情報源を引用

専門的な情報や業界の権威者の引用を使用することで、自社の信頼性を高めることができます。信頼できる第三者の意見やデータを引用することで、自社の主張や提案がより信憑性を持つものとなります。

顧客の成功事例や評価を共有

他の顧客の成功事例や満足度の高い評価を紹介することで、自社の信頼性を裏付けることができます。具体的なケーススタディやクライアントの声を通じて、自社の提供する価値や成果を示すことが重要です。

クリアなコミュニケーション

メール内の文章は明確で分かりやすく、誤解が生じないようにすることが重要です。具体的な情報や指示を提供し、受取人が求める情報を簡潔に伝えることが信頼度を高めるポイントです。

適切な言葉遣いとトーン: 敬意を示し、尊敬をもって受取人とのコミュニケーションを行うことが大切です。敬語や丁寧な表現を用い、受取人の意見や質問に対して真摯に応えることで、信頼関係を築くことができます。

透明性と誠実さ

メールの内容や提案に対して透明性を持ち、正直で誠実な姿勢を示すことが重要です。誇大広告や虚偽の情報を避け、受取人の期待に応えることで信頼を築くことができます。

以上のポイントを考慮しながら、顧客に対して信頼を伝えるメールを作成してください。

営業追いかけ（後追い）メールの開封率を上げる方法

営業追いかけ（後追い）メールの開封率を上げるためには、以下の方法があります。

タイトルを工夫する

タイトルに興味を引かれるようなキーワードを使用し、具体的でわかりやすい表現を心がけましょう。また、短くてわかりやすいタイトルを作成することも大切です。

営業追いかけ（後追い）メールのタイトルは、開封率に大きな影響を与えます。そのため、工夫する必要があります。例えば、相手の名前を入れたり、具体的な内容を示すフレーズを入れたりすることで、興味を引くことができます。また、タイトルが長すぎないようにし、簡潔で明確な内容を伝えるようにすることも大切です。

相手の名前を入れる

メールの最初に相手の名前を入れることで、開封率が上がるとされています。また、相手に興味を持ってもらえるような挨拶をすることも大切です。

相手の名前を入れると、そのメールが特別なものと感じられることがあります。また、相手の名前を入れることで、受け手が興味を持つ内容であるかどうかを判断することができ、開封率が上がる可能性があります。ただし、相手の名前を間違えたり、不自然に使いすぎたりすると、逆効果になることもあるので注意が必要です。

差出人を明確にする

自分の名前や所属会社名を明確にしておくことで、相手に自分が誰であるかわかりやすくすることができます。

営業追いかけ（後追い）メールの開封率を上げる方法の一つとして、差出人を明確にすることが挙げられます。例えば、会社の名前や部署名だけではなく、直接的な差出人の名前を表示することで、相手にメールが誰から送信されたのかを明確に伝えることができます。これにより、相手がメールを開封する確率が高まります。また、相手との直接的な関係性がある場合には、自分の名前を使って差出人を表示することも有効です。ただし、差出人が相手にとって不明な場合には、逆効果になる場合もあるため、相手に適切な差出人が誰かを認識してもらえるように配慮する必要があります。

送信時期を考慮する

相手がメールを開く時間帯を考慮して、送信時期を調整することも大切です。一般的には、午前中や平日の昼間に送信すると開封率が高いとされています。

営業追いかけメールの送信時期は、相手がメールを読む時間帯を考慮して選ぶことが重要です。相手が業務中にメールを読むことが多い場合は、平日の朝や昼休み前などが適切です。一方で、休日にメールを開封する傾向がある場合は、週末や休暇前などが良いでしょう。また、業種や職種によってもメールを開封する時間帯が異なるため、相手の属性に合わせて配慮することが大切です。送信時期を考慮することで、相手にとってメールが重要なものであると認識してもらい、開封率を上げることができます。

追跡機能を使う

一部のメールサービスでは、メールが開封されたかどうかを追跡できる機能があります。この機能を使って、開封されたかどうかを確認し、未開封の場合は再度フォローアップすることもできます。

追跡機能を使うことで、メールを開封した相手の情報を把握することができます。追跡機能を有効にすると、メールが開封されたタイミングや回数、開封された場所などの情報を把握することができます。これによって、相手がメールを読んでいるかどうかを確認することができ、営業活動の効率化につながります。ただし、プライバシーの問題もあるため、相手に追跡機能の使用について事前に了承を得る必要があります。

これらの方法を組み合わせて、より多くの相手にメールを開封してもらえるよう工夫することが大切です。

開封率を上げる為のメール件名はどういうのが良い？

メールの開封率を上げるためには、注意を引き、興味を持ってもらえるメール件名が重要です。以下にいくつかのメール件名のアイデアを示します。

パーソナライズドな件名: 受取人の名前や会社名を使用してパーソナライズされた件名を作成します。例えば、「[受取人名] 様、お得な情報をお届けします」といった具体的な件名は、受取人の関心を引きます。

問題や課題の解決をアピールする件名

受取人が抱えている問題や課題を解決することをアピールする件名を使用します。例えば、「あなたの課題を解決する方法」といった具体的な件名は、受取人の興味を引きます。

引用や質問を含む件名

引用や質問を使った件名は、受取人に関与を促す効果があります。例えば、「あなたのビジネスを変える一言」といった引用を使った件名や、「あなたの意見をお聞かせください」といった質問を使った件名は、受取人に対話の興味を引き起こします。

数字やキーワードを使った件名

数字やキーワードを使った具体的な件名は、受取人の目を引きます。例えば、「5つの効果的なビジネス戦略」や「最新のトレンドをチェックしませんか？」といった具体的な件名は、受取人の興味を引きます。

緊急性を示す件名

緊急性を示す言葉を使った件名は、受取人に行動を促す効果があります。例えば、「期間限定セールのお知らせ」といった具体的な件名や、「今すぐチェックしてください」といった緊急性を示す文言を使った件名は、受取人の関心を喚起します。

重要なのは、興味を引き、受取人に価値を提供することです。また、過度な誇大表現やスパム的な要素は避け、信頼性と真実性を伝えることも大切です。

具体的なメール件名の事例

以下にいくつかの具体的なメール件名の例を示します。

パーソナライズドな件名

・山田様、特別なプレゼントをご用意しました

・田中さん、あなたにお得なキャンペーン情報をお届けします

・ABC株式会社の鈴木さんへ、新製品のご案内です

・ABC株式会社向け、効果的なマーケティング戦略のご提案

問題や課題の解決をアピールする件名

・メールの返信率を倍増させる方法

・メールの受信ボックスを整理する方法

・タイムマネジメントの課題を解決するツールのご紹介

・顧客獲得における最大の課題を解決するソリューションのご紹介

引用や質問を含む件名

・”成功は最初の一歩” – スティーブ・ジョブズ

・”行動が成功を生む” – アルバート・アインシュタイン

・あなたのビジネスにとって最も重要な課題は何ですか？

・あなたのビジネスが成長するために必要な質問があります

数字やキーワードを使った件名

・5つの効果的な営業テクニックを公開します

・10分でマーケティング効果を最大化する方法

・最新のビジネストレンドをチェックしましょう！

・最新のSEOトレンドでウェブサイトのランキングを向上させましょう

緊急性を示す件名

・今すぐご確認ください！重要なアップデートがあります

・期間限定セールのお知らせ！特別割引をお見逃しなく

・本日限り！特別割引コードをご利用ください

・期限間近！お得なプランのご案内

これらの具体的な例は、メールの開封率を向上させるためのアイデアを提供します。ただし、実際の効果は業界やターゲットオーディエンスによって異なる場合があります。顧客のニーズや興味に合わせてカスタマイズし、自社のブランドやメッセージに合致するように工夫してください。

より良いビジネスチャンスを生み出そう

追いかけ（後追い）メールは、商談後や失注後に効果的な営業手段です。ただし、単に送るだけでは開封率や反応率が低くなってしまいます。開封率を上げるためには、タイトルや差出人、送信時期などに工夫を凝らす必要があります。また、相手の状況やニーズに合わせた内容を提供することが大切です。追いかけ（後追い）メールは、顧客との信頼関係を築くための手段の一つでもあります。しっかりとアプローチすることで、より良いビジネスチャンスを生み出すことができるでしょう。

高橋和人

Webメディア運営、MAツール運用など、インサイドセールス戦略の立案から実務まで幅広く担当してます。
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